Une fable moderne managériale…

Mann sitzt verzweifelt über Papierflut am Arbeitsplatz

Après une mauvaise nuit, vous commencez votre journée en ouvrant votre boîte mail et ce sont des dizaines de messages qui vous agressent d’emblée…  Vous répondez aux messages les plus urgents, vous jouez la montre sur certains, vous en ignorez d’autres… Vous n’êtes pas à votre bureau depuis 30 minutes que vous sentez votre énergie et votre motivation vous lâcher, vous êtes déjà cramé, il n’est même pas 10h ! L’angoisse et le stress prennent le relais pour ne plus vous quitter de la journée, comment allez-vous faire face ? Vous jetez un coup d’œil nerveux à votre montre et vous vous rendez compte que vous n’avez plus que 10 minutes avant votre première réunion de la journée, 5 en fait le temps d’aller à la salle de réunion.
S’en suit une interminable réunion mal préparée, une de plus, sans ordre du jour précis ni durée fixée, au cours de laquelle chaque participant joue sa partition de façon anarchique, avant de finir par capituler… Il n’est pas loin de midi, vous n’avez pas avancé d’un pouce et devez encore passer d’innombrables mails et téléphones…
Du coup vous prenez un sandwich et un soda sur le coin de votre bureau, en restant rivé à votre écran. Vous colmatez les brèches comme vous le pouvez avant de repartir en réunion à 14 heures, la seconde de la journée. La réunion de nouveau s’éternise, vous vous intéressez vaguement à un ou deux sujets de votre domaine de compétence, avant de déconnecter pour de bon et discrètement vous replonger dans votre ordi pour répondre à vos mails et essayer de gagner du temps sur la suite de la journée. Vous vous accordez un petit séjour aux toilettes histoire d’aller prendre l’air et passer un coup de fil, et revenez ensuite assister à la conclusion de cette réunion « certes longue mais nécessaire et très utile à ce stade du projet » selon les mots de son organisateur.
Il est déjà 17 heures, vous retournez fissa à votre bureau, non sans avoir demandé à Jean-Claude, votre collaborateur de décaler « d’une petite demi-heure » son entretien d’appréciation annuel qui a déjà été reporté deux fois. Quelques mails, deux tels et vous finissez une heure plus tard par passer une tête hagard dans le bureau de Jean-Claude en lui demandant s’il ne serait pas mieux de reporter le rdv sachant qu’il n’est pas loin de 19 heures. Devant le visage décomposé de Jean-Claude, vos scrupules l’emportent et un dernier sursaut d’énergie vous gagne : «Non ben finalement on va le faire maintenant ce rdv, mais rapide ! ».
L’entretien d’appréciation part dans tous les sens, c’est normal, il n’est pas préparé. Chacun récite sa partition sans trop écouter l’autre… et encore moins se comprendre. Un coup d’œil à votre montre, il est plus de 20h30, vous vous dîtes que vos enfants sont déjà couchés et que vous ne leur avez pas dit bonsoir. Une fois encore, ils s’endormiront sans vous avoir embrassé. Vous convenez de guerre lasse avec Jean-Claude de « vous revoir rapidement » pour finaliser le document sans cependant fixer de date. Vous retournez à votre bureau, encore un mail à écrire, la faim vous guette, l’abattement aussi, vous décidez de rentrer à la maison en prenant avec vous le dossier Lambert pour préparer, juste avant de vous coucher, la prochaine réunion de demain matin. La nuit s’annonce compliquée et agitée…

Impression de déjà-vu ? Oui ! Cette fiction relate malheureusement la réalité concrète de nombre de managers au quotidien.

Engrenage inéluctable ? Non ! Il n’y a aucune raison de laisser perdurer une situation qui n’engendre qu’inefficacité et insatisfaction. Alors soyons pragmatique et allons à l’essentiel : pour progresser et pour changer un comportement, il faut d’abord comprendre ce qui ne va pas et, excellente nouvelle, les connaissances des neurosciences peuvent vous y aider.

Un mot d’anatomie pour commencer : le cortex préfrontal, qui se situe juste derrière votre front, est la partie du cerveau qui vous permet d’interagir de façon consciente avec le monde. C’est cette partie qui est sollicitée toute la journée quand vous avez à comprendre, décider, mémoriser, vous souvenir, renoncer, etc. Le cortex préfrontal est donc terriblement utile mais ses ressources ne sont hélas pas illimitées et il se fatigue rapidement et naturellement au fil de la journée. D’où la nécessité de tenir compte de cette limite physique en priorisant vos tâches et en organisant votre temps pour être le plus efficace possible.

Application pratique de cette connaissance scientifique, commencer sa journée en ouvrant ses mails est la dernière chose à faire. Ce faisant, vous bombardez en effet votre cortex préfrontal qui n’a pas les ressources suffisantes pour faire face. Vous vous placez alors dans une posture réactive et non proactive et ce n’est plus vous qui êtes maître de votre agenda puisque vous suivez celui des autres.

 

"Sachez vous éloigner car, lorsque vous reviendrez à votre travail, 
votre jugement sera plus sûr" 
Léonard de Vinci

 businessman pushing a touch screen interface

L’organisation de la journée optimale : Le Daily 7 

1) Commencez votre journée en prenant une feuille sur laquelle vous dessinez tout ce que vous devez réaliser dans la journée, en indiquant les interactions entre les différentes tâches. Indiquez une estimation du temps alloué pour chaque chose à réaliser. En formalisant par écrit votre programme et en le visualisant, cela vous aidera à prioriser. Le cortex préfrontal ne peut en effet traiter de mémoire que 3 ou 4 informations en même temps. Le fait de visualiser les choses sur une feuille vous permettra de jongler avec beaucoup plus de données car vous ferez appel à une autre zone du cerveau, le cortex visuel.

2) Construisez votre journée en fonction des temps forts de celle-ci, autrement dit programmez les moments qui nécessitent de la réflexion, de l’imagination et de la planification quand vous êtes frais et disponible, et réservez le reste de moindre importance à d’autres moments. Nos facultés d’attention et de concentration sont élevées tôt le matin vers 9 heures et en seconde partie d’après-midi après la digestion. Elles le seront d’autant plus après une sieste ou une pause sport. Sachez qu’il est essentiel de varier les tâches très régulièrement tout au long de la journée pour activer et laisser reposer alternativement les différentes parties du cerveau sollicitées, sinon c’est la surchauffe assurée !

3) Prenez soin à votre alimentation car il s’agit de votre carburant pour la journée ! Evitez la consommation de sucres rapides et optez pour des sucres lents qui vont rendront plus endurant (voir SAM4, Les 3A, Alimentation).

4) Focalisez-vous sur ce que vous faites et concentrez-vous sur une seule activité à la fois, vous gagnerez ainsi en productivité. Pour vous aider à une meilleure focalisation, asseyez-vous tranquillement à différents moments de la journée et prenez quelques minutes pour respirer par le nez et expirer par la bouche longuement et doucement en vous concentrant sur votre respiration. Alternez des séances de travail de 40 minutes avec des pauses de 5 minutes pour oxygéner votre cerveau.

5) Préparez à l’avance vos réunions avec systématiquement un ordre du jour précis et une durée prévue et annoncée aux participants. N’invitez pas plus de 6 à 7 personnes pour une réunion de travail, car au-delà cela devient difficilement gérable et il est alors préférable de scinder la réunion en plusieurs.  Une réunion optimale dure 90 minutes maximum et encore. Au-delà, il n’est plus possible de rester concentré et cela augmente considérablement les risques d’une réunion contre-productive allant contre vos intérêts de manager  (fatigue des participants, ennui, énervement, auto-sabotage, etc.).

6) Réservez-vous du temps pour la pratique régulière d’une activité physique et considérez cela comme du temps du travail ! Le sport augmentera en effet votre attention, votre créativité et votre empathie et vous serez donc ensuite plus performant. Idéalement le matin de bonne heure ou à défaut pendant la pause déjeuner.

7) Agendez vos dernières réunions de la journée à 17/17H30, de sorte d’en sortir au maximum à 19 heures. Etre en réunion après 19 heures ne traduit pas un engagement hors norme, mais une incapacité à organiser et optimiser son temps de travail, et un manque de respect pour l’équilibre vie privée / vie professionnelle de vos collaborateurs et de vous-même ! N’oubliez pas un principe fondamental : c’est le bien-être qui permet de se surpasser, d’accumuler les réussites et de travailler plus efficacement, et non l’inverse. Le temps est venu de rompre avec les réalités fictionnelles.

 

young girl standing and juggling with red balls

Les 7 règles d’une journée optimale

DESSINER – PROGRAMMER – PROFITEZ – FOCALISER – PREPARER – AMENAGER – AGENDER

  1. Dessinez votre liste de tâches de la journée
  2. Programmez votre journée de travail en fonction des temps forts de celle-ci
  3. Profitez de la pause déjeuner pour bien vous alimenter et décompresser
  4. Focalisez-vous sur une seule chose à la fois
  5. Préparez vos réunions sur la base d’un ordre du jour précis et minuté
  6. Aménagez-vous des temps de relaxation et d’exercice physique
  7. Agender les dernières réunions à 17 heures

 

Neuroperformance Consulting © vous propose de vous accompagner

dans cette démarche de réorganisation de vos journées et semaines de travail.